Die Denkweise der Automatisierung: Wie Sie Ihre ersten Automatisierungsmöglichkeiten erkennen

Sie verbringen jeden Morgen eine Stunde damit, Verkaufsdaten aus E-Mails manuell in eine Kalkulationstabelle zu kopieren. Sie wissen, dass es einen besseren Weg gibt. Sie haben von künstlicher Intelligenz und Automatisierung gehört und sind von deren Potenzial überzeugt, aber bei einer entscheidenden Frage sind Sie ratlos:Wo soll ich überhaupt anfangen?

Das ist ein häufiges Hindernis für Unternehmenseigentümer. Der Markt ist überschwemmt mit leistungsstarken Tools, aber die eigentliche Herausforderung ist nicht die Auswahl der richtigen Software, sondern das Erkennen der richtigen Möglichkeiten. Die Wahl des falschen Prozesses zur Automatisierung kann zu Zeitverschwendung, Budgetüberschreitungen und Frustration führen. Viele anfängliche Automatisierungsprojekte bleiben hinter dem erwarteten ROI zurück, weil sie oft auf die falschen Probleme abzielen oder versuchen, Prozesse zu automatisieren, die für eine Automatisierung nicht geeignet sind.

Dieser Leitfaden bietet einen praktischen Rahmen, der Ihnen hilft, eine "Automatisierungsmentalität" zu entwickeln. Sie lernen, wie Sie über Tools hinausgehen, Ihre Geschäftsprozesse abbilden und die ersten - und besten - Automatisierungsmöglichkeiten erkennen können.

Wichtige Erkenntnis: Erfolgreiche Automatisierung ist eine Geschäftsstrategie, kein Technologiekauf. Bevor Sie ein einzelnes Tool bewerten, müssen Sie zunächst den Prozess verstehen, den Sie verbessern wollen.

Die 5er-Regel: Ihr erster Filter für hochwirksame Chancen

Die "5er-Regel" ist eine einfache Heuristik, um Aufgaben mit hohem Automatisierungspotenzial schnell zu identifizieren. Die Regel lautet:

Wenn Sie eine sich wiederholende, digitale Aufgabe mehr als fünfmal am Tag ausführen oder wenn sie insgesamt mehr als eine Stunde Ihres Tages in Anspruch nimmt, sollten Sie sich diese Aufgabe genauer ansehen.

Diese Regel hilft Ihnen, seltene Aufgaben herauszufiltern und sich auf die Tätigkeiten zu konzentrieren, die häufig anfallen, aber wenig wert sind und Ihre Produktivität stillschweigend aufzehren. Dies sind Ihre Ausgangspunkte.

Beispiele für "Rule of 5"-Aufgaben in einem kleinen Unternehmen:

• Verkäufe: Manuelles Kopieren von Lead-Informationen aus E-Mails oder LinkedIn in Ihr CRM.
• Marketing: Tägliches Wiederholen desselben Inhalts auf mehreren Social-Media-Plattformen.
• Operationen: Erstellung eines täglichen Verkaufsberichts durch Abrufen von Daten aus drei verschiedenen Systemen.
• Kundenbetreuung: Jeden Tag die gleichen fünf Kundenfragen per E-Mail beantworten.
• Finanzen: Versand von Mahnungen für unbezahlte Rechnungen.

Diese Aufgaben sind oft klein und scheinen für sich genommen unbedeutend, aber ihre kumulative Wirkung ist erheblich. Durch die Automatisierung nur einer dieser Aufgaben können Stunden pro Woche gewonnen werden.

Profi-Tipp: Führen Sie eine Woche lang ein einfaches "Aufgabenprotokoll". Notieren Sie in einem Notizbuch oder einer Tabellenkalkulation jede sich wiederholende digitale Aufgabe, die Sie erledigen. Am Ende der Woche haben Sie eine datengestützte Liste mit den besten Automatisierungsmöglichkeiten und können so viel leichter entscheiden, wo Sie anfangen wollen.

Prozess-Mapping: Ein einfacher Leitfaden zur Visualisierung Ihrer Arbeitsabläufe

Sobald Sie einen Kandidaten für die Automatisierung identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, den Prozess von Anfang bis Ende abzubilden. Bei der Prozessabbildung wird einfach eine visuelle Darstellung eines Arbeitsablaufs erstellt. Es hilft Ihnen, jeden Schritt zu verstehen, Engpässe zu erkennen und klar zu sehen, wo eine Automatisierung sinnvoll sein könnte.

Sie müssen kein Experte sein, um dies zu tun. Ein einfaches Flussdiagramm auf einem Whiteboard oder ein Tool wie Lucidchart oder Miro ist alles, was Sie brauchen.

Wie Sie Ihren Geschäftsprozess in 7 Schritten abbilden:

1. Definieren Sie die Start- und Endpunkte: Wodurch wird der Prozess ausgelöst, und was ist das Endergebnis? Zum Beispiel: "Beginnt, wenn ein neuer Lead das Kontaktformular ausfüllt" und "Endet, wenn der Lead zum CRM hinzugefügt und einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen wird".
2. Jeden Schritt auflisten: Schreiben Sie jede einzelne Aktion auf, die zwischen dem Start- und dem Endpunkt stattfindet. Seien Sie genau. Sagen Sie nicht "Bearbeiten Sie den Lead", sondern "Öffnen Sie die E-Mail-Benachrichtigung", "Kopieren Sie den Namen des Leads", "Fügen Sie den Namen des Leads in das CRM ein".
3. Identifizieren Sie die beteiligten Personen: Wer ist für die einzelnen Schritte verantwortlich? Dies hilft, Übergaben zu klären.
4. Entscheidungspunkte hinzufügen: Wo werden Entscheidungen getroffen? (z. B. "Stammt der Lead aus einer Zielbranche?"). Diese werden in der Regel durch eine Raute in einem Flussdiagramm dargestellt.
5. Verbinden Sie die Schritte: Zeichnen Sie Pfeile, um den Arbeitsablauf von einem Schritt zum nächsten darzustellen.
6. Überprüfen und verfeinern: Gehen Sie mit Ihrem Team die Karte durch. Haben Sie irgendwelche Schritte übersehen? Läuft der Prozess so ab?eigentlich funktioniert, oder wie es istangeblich zu arbeiten?
7. Ermittlung von Engpässen und sich wiederholenden Aufgaben: Schauen Sie sich Ihre Karte an. Wo verlangsamt sich der Prozess? Welche Schritte sind rein manuelle Dateneingaben? Dies sind Ihre wichtigsten Möglichkeiten zur Automatisierung.

Realitätsprüfung: Ihre erste Prozesslandkarte wird wahrscheinlich unübersichtlich sein und einige Ineffizienzen aufdecken, von denen Sie nichts wussten. Das ist auch gut so. Das Ziel ist es, ein ehrliches Bild Ihres aktuellen Arbeitsablaufs zu erhalten, nicht ein perfektes Bild. Versuchen Sie nicht, einen fehlerhaften oder ineffizienten Prozess zu automatisieren - beheben Sie zuerst den Prozess.

Kriterien für Ihr perfektes erstes Automatisierungsprojekt

Nicht alle Automatisierungsmöglichkeiten sind gleich. Ihr erstes Projekt sollte ein selbstbewusster Erfolg sein, der Ihnen Schwung verleiht. Suchen Sie nach Möglichkeiten, die drei Schlüsselkriterien erfüllen:

1. Geringes Risiko: Ihre erste Automatisierung sollte nicht einen geschäftskritischen, kundenorientierten Prozess betreffen, bei dem ein Fehler schwerwiegende Folgen haben könnte. Die Automatisierung von internen Berichten ist viel sicherer als die erstmalige Automatisierung Ihres Rechnungssystems. Wählen Sie einen Prozess, der im Falle eines Fehlers nur geringe Auswirkungen auf den Umsatz oder die Kundenbeziehungen hat.
2. Hohe Wiederholungsrate: Die besten Kandidaten für die Automatisierung sind die langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen. Die "5er-Regel" ist hier ein guter Ausgangspunkt. Je häufiger eine Aufgabe ausgeführt wird, desto schneller rentiert sich die Zeit, die Sie in die Automatisierung dieser Aufgabe investieren.
3. Leicht zu messen: Sie müssen in der Lage sein, den Erfolg Ihrer Automatisierung zu quantifizieren. Wählen Sie einen Prozess mit klaren Messgrößen. Es ist zum Beispiel einfach, die "Zeitersparnis" bei der Dateneingabe zu messen. Viel schwieriger ist es, den ROI der Automatisierung eines kreativen Prozesses zu messen.

Checkliste für Ihr erstes Projekt:

Verwenden Sie diese einfache Checkliste, um Ihre potenziellen Automatisierungsprojekte zu bewerten. Je höher die Punktzahl, desto besser der Kandidat.

• [ ]Wird die Aufgabe täglich oder wöchentlich durchgeführt? (Wiederholend)
• [ ]Handelt es sich um einen internen Prozess, der nicht auf den Kunden ausgerichtet ist? (Geringes Risiko)
• [ ]Kann ich einfach messen, wie lange diese Aufgabe dauert? (messbar)
• [ ]Sind die Regeln der Aufgabe klar und konsequent? (Geringes Risiko)
• [ ]Beinhaltet diese Aufgabe die Übertragung von Daten zwischen digitalen Systemen? (Wiederholend)

Beispiel: Eine Marketing-Agentur mit 10 Mitarbeitern erfasst ihren Kundeneinführungsprozess. Sie finden heraus, dass ein Kundenbetreuer 20 Minuten damit verbringt, manuell einen neuen Kundenordner in Google Drive zu erstellen, einen Slack-Kanal einzurichten und den Kunden zu ihrem Projektmanagement-Tool hinzuzufügen. Diese Aufgabe ist risikoarm (intern), wiederholt sich häufig (für jeden neuen Kunden) und ist leicht zu messen (Zeitersparnis). Es ist ein perfektes erstes Automatisierungsprojekt.

Sind Sie bereit, Ihr perfektes erstes Projekt zu finden? Wenn Sie Ihren Prozess skizziert und einen Kandidaten identifiziert haben, aber nicht wissen, wie Sie den nächsten Schritt machen sollen, können wir Ihnen helfen.Buchen Sie noch heute eine kostenlose Automatisierungsberatung bei Evalics.

Häufige Fallen: Was NICHT automatisiert werden sollte

Genauso wichtig wie das Wissen, was automatisiert werden soll, ist das Wissen, wasnicht zu automatisieren. Vermeiden Sie diese häufigen Fallen, insbesondere bei Ihren ersten Projekten:

1. Kaputte oder ineffiziente Prozesse: Automatisierung ist ein Beschleuniger. Wenn Sie einen schlechten Prozess automatisieren, werden Sie nur noch schneller schlechte Ergebnisse erzielen. Wie wir im Abschnitt über die Prozessabbildung erwähnt haben, sollten Sie den zugrunde liegenden Prozess korrigierenvor Sie versuchen, es zu automatisieren.
2. Prozesse, die eine komplexe Entscheidungsfindung erfordern: Wenn ein Prozess ein differenziertes Urteilsvermögen, Kreativität oder eine komplexe Problemlösung erfordert, ist er ein schlechter Kandidat für eine einfache Automatisierung. Versuchen Sie nicht, Aufgaben zu automatisieren, die stark von menschlicher Intuition abhängen.
3. Prozesse, die sich häufig ändern: Wenn sich ein Arbeitsablauf ständig weiterentwickelt, verbringen Sie mehr Zeit mit der Aktualisierung Ihrer Automatisierung, als Sie durch deren Ausführung einsparen. Suchen Sie nach stabilen, konsistenten Prozessen.
4. Kommunikation mit dem Kunden (zunächst): Vermeiden Sie die Automatisierung der direkten, persönlichen Kommunikation mit Kunden, bis Sie mehr Erfahrung haben. Ein schlecht konzipierter Chatbot oder eine automatisierte E-Mail-Sequenz kann mehr schaden als nutzen. Beginnen Sie zuerst mit internen Prozessen.

Realitätsprüfung: Das Ziel der Automatisierung besteht nicht darin, alle manuellen Arbeiten zu eliminieren. Es ist die Beseitigung dergeringwertig, sich wiederholend Dadurch werden menschliche Talente für die hochwertige, strategische Arbeit freigesetzt, die das Unternehmenswachstum wirklich vorantreibt.

Ihr Aktionsplan: Von der Identifizierung bis zur Umsetzung

Sie haben sich eine Denkweise zu eigen gemacht, einen Prozess festgelegt und ein erstes Projekt mit großem Potenzial ausgewählt. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Plan, der Sie von der Idee zu einer funktionierenden Automatisierung führt.

1. Setzen Sie sich ein klares Ziel: Was ist das Hauptziel? Geht es darum, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren oder etwas anderes? Definieren Sie ein spezifisches, messbares Ziel (z. B. "Reduzierung des Zeitaufwands für die manuelle Dateneingabe für neue Leads um 90 %").
2. Wählen Sie Ihre Werkzeuge: Jetzt ist es an der Zeit, über Werkzeuge nachzudenken. Für viele erste Projekte sind no-code Plattformen wie Machen.com oder Zapier sind eine ausgezeichnete Wahl. Beginnen Sie mit den kostenlosen Tiers. Weitere Ideen finden Sie in unserem Leitfaden über Ihre erste AI-Automatisierung.
3. Bauen Sie einen kleinen Prototyp: Versuchen Sie nicht, die gesamte Automatisierung auf einmal zu entwickeln. Erstellen Sie eine einfache, zweistufige Version, um das Konzept zu testen. Holen Sie zum Beispiel nur die Daten aus der E-Mail und geben Sie sie in eine einzelne Zelle einer Kalkulationstabelle ein.
4. Gründlich testen: Lassen Sie Ihren Prototyp mit Testdaten laufen. Versuchen Sie, ihn zu brechen. Was passiert, wenn ein Feld fehlt? Was ist, wenn das Format anders ist? Die Vorwegnahme dieser Randfälle ist entscheidend. Siehe unseren Leitfaden über 7 häufige AI-Automatisierungsfehler von Anfängern um mehr darüber zu erfahren.
5. Wiederholen und Erweitern: Sobald der Kern Ihrer Automatisierung funktioniert, fügen Sie die anderen Schritte aus Ihrer Prozessübersicht hinzu. Testen Sie in jeder Phase.
6. Einsetzen und überwachen: Sobald Sie sich sicher sind, lassen Sie Ihre Automatisierung mit echten Daten laufen. Behalten Sie sie in der ersten Woche im Auge, um sicherzustellen, dass sie sich wie erwartet verhält.
7. Messen Sie Ihren Erfolg: Gehen Sie nach ein paar Wochen noch einmal zu Ihrem ursprünglichen Ziel zurück. Haben Sie es erreicht? Wie viel Zeit haben Sie eingespart? Die Quantifizierung des Gewinns gibt Ihnen Schwung und Rechtfertigung für Ihr nächstes Projekt. Mehr dazu finden Sie in unserem Leitfaden über wie Sie messen können, ob Ihre AI-Automatisierung funktioniert.

Schnell gewinnen: Beginnen Sie mit einem Prozess, den Sie kostenlos automatisieren können. Die meisten führenden Automatisierungsplattformen bieten großzügige kostenlose Stufen an, die für Ihr erstes Projekt mehr als ausreichend sind. Dadurch entfällt die Budgethürde und Sie können ohne finanzielles Risiko lernen.

Schlussfolgerung: Von der Überwältigung zur Befähigung

Die Reise in die Automatisierung muss nicht mit einem großen, komplexen Projekt beginnen. Er beginnt mit einer einfachen Änderung der Denkweise: von der Konzentration auf Werkzeuge zur Konzentration auf Prozesse. Wenn Sie lernen, Ihr Unternehmen als eine Sammlung von Arbeitsabläufen zu sehen, eröffnen sich Ihnen neue Möglichkeiten, Effizienz- und Wachstumschancen zu erkennen.

Denken Sie an die Grundprinzipien:

1. Übernehmen Sie die Denkweise der Automatisierung: Denken Sie zuerst an den Prozess, dann an das Werkzeug.
2. Verwenden Sie die 5er-Regel: Erkennen Sie schnell hochfrequente, sich wiederholende Aufgaben.
3. Bilden Sie Ihren Prozess ab: Visualisieren Sie Ihren Arbeitsablauf, um Engpässe zu finden.
4. Wählen Sie ein risikoarmes erstes Projekt: Bauen Sie mit einem frühen Sieg Schwung auf.

Sie sind nun mit einem Rahmen ausgestattet, der es Ihnen ermöglicht, sich nicht mehr von den Möglichkeiten der Automatisierung überwältigt zu fühlen, sondern sich zu befähigen, aktiv zu werden. Das Ziel besteht nicht nur darin, Dinge schneller zu erledigen, sondern sich selbst und Ihr Team für die wichtigsten Dinge freizustellen.

Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu tun und Ihre erste Automatisierungsmöglichkeit in die Realität umzusetzen?

Buchen Sie eine kostenlose 30-minütige Sitzung zur Automatisierungsstrategie mit Evalics. Wir helfen Ihnen, Ihre erste Projektidee zu validieren und einen klaren Fahrplan für die Umsetzung zu erstellen.

FAQ

1. Was ist die Denkweise der Automatisierung? Der Automatisierungsgedanke ist ein Problemlösungsansatz, bei dem das Verständnis und die Verbesserung eines Geschäftsprozesses im Vordergrund stehen.vor die Auswahl einer Technologie, um sie zu automatisieren. Es geht darum, zuerst an den Prozess und dann an das Werkzeug zu denken, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Problem effektiv lösen.

2. Woher weiß ich, ob es sich lohnt, eine Aufgabe zu automatisieren? Eine Aufgabe ist in der Regel dann automatisierungswürdig, wenn sie sich wiederholt, anfällig für menschliche Fehler ist und viel Zeit in Anspruch nimmt. Wenden Sie die "5er-Regel" an: Wenn Sie die Aufgabe mehr als fünfmal am Tag erledigen, ist sie ein guter Kandidat. Berücksichtigen Sie auch Aufgaben, die für die Datengenauigkeit entscheidend sind, wie die Übertragung von Informationen zwischen Systemen.

3. Was ist, wenn ich keine Automatisierungsmöglichkeiten finden kann? In jedem Unternehmen gibt es Möglichkeiten zur Automatisierung. Versuchen Sie, eine Woche lang ein "Aufgabenprotokoll" zu führen, wie in diesem Leitfaden vorgeschlagen. Wenn Sie einfach nur Ihre täglichen, sich wiederholenden Aufgaben aufschreiben, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit mehrere gute Kandidaten für die Automatisierung finden, die Sie vielleicht übersehen haben.

4. Wie lange dauert es, bis sich die Automatisierung auszahlt? Bei einem gut ausgewählten ersten Projekt können Sie oft schon nach wenigen Wochen einen positiven ROI feststellen. Da Sie auf Aufgaben abzielen, die sich häufig wiederholen, summiert sich die eingesparte Zeit schnell. Die Automatisierung einer Aufgabe, die 10 Minuten dauert und fünfmal am Tag erledigt wird, spart jede Woche über 3 Stunden Arbeit.

5. Was ist der größte Fehler, wenn man mit der Automatisierung beginnt? Der größte Fehler besteht darin, mit einem Werkzeug statt mit einem Prozess zu beginnen. Das führt dazu, dass man versucht, sein Problem an die Funktionen des Werkzeugs anzupassen, anstatt das richtige Werkzeug zur Lösung des eigentlichen Problems zu finden. Der zweitgrößte Fehler ist der Versuch, einen komplexen, unternehmenskritischen Prozess für Ihr erstes Projekt zu automatisieren.

6. Sollte ich alles, was ich kann, automatisieren? Nein. Das Ziel ist eine strategische Automatisierung, keine vollständige Automatisierung. Prozesse, die Kreativität, komplexe Entscheidungen oder persönliche Beziehungen erfordern, sollten nicht automatisiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die Automatisierung von geringwertigen, sich wiederholenden Aufgaben, um menschliche Kapazitäten für hochwertige Arbeit freizusetzen.

7. Wie kann ich messen, ob meine Automatisierung funktioniert? Messen Sie den Erfolg an dem Ziel, das Sie in Ihrem Aktionsplan festgelegt haben. Die gängigsten Messgrößen sind Zeitersparnis und Verringerung der Fehlerquote. Bevor Sie automatisieren, messen Sie, wie lange die Aufgabe manuell dauert und wie oft Fehler auftreten. Nach der Automatisierung sollten Sie die Ergebnisse vergleichen.